Posteingang

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Beschreibung

Im Posteingang werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen Vorgänge (eingegangene Formulardaten) in der Standardansicht bzw. in den formularspezifischen Datenansichten übersichtlich dargestellt. Des weiteren ist es möglich, den Status eines Vorgangs zu ändern, Dateien hochzuladen, Kommentare zu verfassen und Vorgangsdaten zu exportieren.

Aufbau

Der Posteingang besteht aus (1) dem Filtermenü, (2) der Vorgangsliste und (3) dem Lesebereich.

Der Posteingang besteht insgesamt aus drei Einzelteilen: dem Filtermenü am linken Rand, der Vorgangsliste und dem Lesebereich. Wird der Posteingang geöffnet, sind lediglich die Vorgangsliste und das Filtermenü sichtbar. Mit einem Klick auf einen Vorgang in der Vorgangsliste öffnet sich der Lesebereich des Vorgangs.

Filtermenü


Über das Filtermenü kann die Darstellung der Vorgänge in der Vorgangsliste angepasst werden. Folgende Filter stehen zur Verfügung:

Suche

Vorgangssuche: Vorgänge können nach unterschiedlichen Suchtypen gefiltert werden. Die Auswahl des Suchtyps erfolgt über das rot-markierte Pfeilsymbol.

Ganz oben im Filtermenü befindet sich ein Eingabefeld, welches für die Suche nach Formularen verwendet werden kann. Über den Button rechts vom Eingabefeld kann der Suchtyp ausgewählt werden (siehe Abbildung). Es stehen folgenden Suchtypen zur Verfügung:

  • Betreff
    Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Betreff.
  • Formular
    Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Formulartitel.
  • Vorgang-ID
    Suche nach Vorgängen mit der gegebenen ID.  Die ID muss exakt sein.
  • Prozess-ID
    Suche nach Vorgängen mit der gegebenen Prozess-ID.
  • Status
    Suche nach Vorgängen, die sich im gegebenen Status befinden.

Ist das Eingabefeld leer, wird kein Suchfilter angewandt. In formularspezifische Datenansichten wird das Suchfeld nicht dargestellt.

Ansicht

Es stehen drei Typen von Ansichten zur Auswahl, welche an den unterschiedlichen Symbolen / / unterscheidbar sind: (1) die Standardansicht der Vorgänge, (2) die Kalenderansicht und (3) die formularspezifischen Datenansichten (rot markiert).

Die Ansichtenauswahl steht nur zur Verfügung, wenn formularspezifische Datenansichten konfiguriert wurden (für die Einrichtung einer formularspezifischen Datenansicht siehe Meine Formulare > Postfach). Die Auswahl der Ansicht beeinflusst, welche Vorgänge in der Vorgangsliste angezeigt werden und wie diese dargestellt werden. Es gibt zwei Ansichtstypen:

  • Standard
    Die Standardansicht kann nicht konfiguriert werden. Es werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen Vorgänge angezeigt (siehe Vorgangsliste).
  • Kalenderansicht
    Die Kalenderansicht ist verfügbar, wenn Vorgänge mit Terminen exisitieren. In dieser Ansicht werden die gebuchten Termine dargestellt. Welche Terminpläne dargestellt werden sollen, kann im Filtermenü eingestellt werden.
  • Formularspezifische Datenansichten
    Formularspezifische Datenansichten tragen die Namen der Formulare, zu denen sie zugeordnet sind. Diese Ansichten beinhalten nur die Vorgänge des jeweiligen Formulars. Vorgänge werden in der Vorgangsliste in einer Tabelle dargestellt. Die Anzahl der Spalten ist abhänging von der Ansichtskonfiguration (siehe Vorgangsliste).

Filter

Filter: Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung.

Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung, welche die Liste der Vorgänge beeinflusst.

  • Alle anzeigen
    Es werden alle Vorgänge der aktuellen Ansicht angezeigt.
  • Kürzlich bearbeitet
    Es werden alle Vorgänge angezeigt, die in den letzten 14 Tagen bearbeitet wurden.
  • Von mir bearbeitet
    Es werden alle Vorgänge angezeigt, die zuletzt vom angemeldeten Benutzer bearbeitet wurden.
  • Von mir erstellt
    Es werden alle Vorgänge angezeigt, die vom angemeldeten Benutzer erstellt wurden.

Terminpläne

Dieses Filtermenü steht nur in der Kalenderansicht zur Verfügung. Terminpläne, die gebuchte Termine besitzen, können hier an-/abgewählt werden. In der Kalenderansicht erscheinen nur Termine der gewählten Terminpläne.

Postfächer

Es werden nur die Vorgänge angezeigt, die sich in den selektierten Postfächern befinden.

Jeder Vorgang befindet sich in einem Postfach. Standardmäßig ist dies das Zentrale Postfach. In welchem Postfach ein Vorgang nach dem Absenden landen soll, ist in den Postfach-Einstellungen des Formulars einzustellen. Mit dem Postfachfilter können nur die Vorgänge angezeigt werden, die sich in den selektierten Postfächern befinden. Neben den einzelnen Postfächern steht eine Zahl, welche die Anzahl der unglesenen Vorgänge im Postfach angibt. Ist diese Zahl nicht vorhanden, dann gibt es keine ungelesenen Vorgänge im Postfach. Ist kein Postfach selektiert oder der Postfachfilter nicht vorhanden (weil sich alle Vorgänge im selben Postfach befinden), so werden die Vorgänge aller Postfächer angezeigt.
Der Postfachfilter ist abhängig von der gewählten Ansicht. Befinden sich die Vorgänge in der Vorgangsliste in mehr als einem Postfach, so wird der Postfachfilter dargestellt. Ist dies nicht der Fall, dann wird der Postfachfilter ausgeblendet.

Eingangsdatum / Änderungsdatum

Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden.

Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum und Änderungsdatum der Vorgänge gefiltert werden. Hierfür stehen jeweils zwei Eingabefelder zur Verfügung:

  • von
    Es werden alle Vorgänge angezeigt, die ab dem angegebenen Datum eingegangen oder geändert wurden.
  • bis
    Es werden alle Vorgänge angezeigt, die bis zum gegebenen Datum eingegangen oder geändert wurden.

Wenn die Felder leer sind, erfolgt keine Einschränkung anhand des Datums.

Sortierung

Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden.

Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Ist eine formularspezifische Datenansicht ausgewählt (siehe Ansicht), ist dieses Feld nicht verfügbar. Die Sortierung der formularspezifischen Datenansichten erfolgt über die Spalten der Tabelle. Folgende Kriterien stehen (in auf- und absteigender Richtung) für die Sortierung zur Verfügung:

  • Eingangsdatum
  • Änderungsdatum
  • Betreff
  • Status

Weitere Filter

Weitere Filter für individuelle Suchen.

Um die Suche nach Vorgängen noch weiter zu verfeinern, stehen weitere Filter zur Verfügung:

  • (Un-)Gelesen
    Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (un-)gelesen sind.
  • Mit/Ohne Anhang
    Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (keine) Dateien im Anhang haben.
  • (Nicht) Zwischengespeichert
    Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (nicht) zwischengespeichert sind.
  • (Kein) Double-Opt-In
    Es werden nur Vorgänge angezeigt, die sich derzeit im Status Warten auf Opt-In befinden (siehe Double-Opt-In zur Einrichtung).

Vorgangsliste


Sind Vorgänge selektiert, erscheinen in der Kopfzeile der Vorgangsliste Vorgangsaktionen auf der linken Seite. Die allgemeinen Aktionen auf der rechten Seite sind immer verfügbar.

Sind Vorgänge selektiert, erscheinen in der Kopfzeile der Vorgangsliste Vorgangsaktionen auf der linken Seite. Die allgemeinen Aktionen auf der rechten Seite sind immer verfügbar.

Die Vorgangsliste zeigt alle Vorgänge abhängig von den derzeit gesetzten Filtern an. Es gibt zwei verschiedene Ansichten der Vorgangsliste: die Standardansicht und die formularspezifische Datenansicht. Die Ansicht kann über das Filtermenü gewechselt werden.
Durch einen Klick auf einen Vorgang in der Vorgangsliste wird dieser im Lesebereich geöffnet. Ist der Lesebereich noch nicht sichtbar, wird dieser mit einem Klick auf einen Vorgang geöffnet. Nach dem Öffnen eines Vorgangs wird dieser als gelesen markiert und die Schrift wird vom Schriftschnitt fett auf normal geändert. Bei Filterung nach ungelesenen Vorgängen wird dieser Vorgang dann nicht mehr angezeigt. Um einen Vorgang wieder auf ungelesen zu setzen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche   in der Kopfzeile.
In der Kopfzeile der Vorgangsliste befinden sich zwei Buttonlisten (siehe Abbildung). Links befinden sich die Vorgangsaktionen und rechts allgemeine Aktionen.

Vorgangsaktionen

Welche der Vorgangsaktionen erscheinen, ist abhängig von den derzeit selektierten Vorgängen.

 Selektion aller Vorgänge

Selektiert alle Vorgänge basierend auf den derzeit gesetzten Filtern. Befinden sich sehr viele Vorgänge in der Liste, kann dies einen Moment dauern. Diese Checkbox ist immer vorhanden.

  Exportieren

Exportiert entweder alle selektierten Vorgänge oder, wenn keine Vorgänge selektiert sind, alle Vorgänge basierend auf den derzeit gesetzten Filtern.

Siehe Exportieren um mehr Details zum Export zu erfahren.

 Verschieben

Schaltfläche zum Verschieben von Formularen.

Durch Klick auf die Verschieben-Schaltfläche (siehe Abbildung) öffnet sich ein Dialog, in welchem das Zielpostfach zu wählen ist. Alle selektierten Vorgänge werden mit Bestätigen des Dialogs in das gewählte Postfach verschoben. Beim Verschieben von Vorgängen wird keine Aktion der Statusverarbeitung ausgeführt.

 /  (Un-)Gelesen

Ein Klick auf die Schaltfläche markiert die selektierten Vorgänge als gelesen bzw. ungelesen.

 Löschen

Ein Klick auf die Schaltfläche löscht die selektierten Vorgänge. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn alle selektierten Vorgänge löschbar sind.
Ein Vorgang kann nur gelöscht werden, wenn er sich in einem Status befindet, der dies erlaubt. In der Status- bzw. Zugriffskonfiguration muss die Option Vorgänge sind in diesem Status löschbar bzw. Vorgänge löschbar aktiviert sein. Ist dies nicht der Fall, kann der Vorgang nicht gelöscht werden.

Allgemeine Aktionen

Auf der rechten Seite der Kopfzeile befinden sich allgemeine Aktionen, welche immer verfügbar sind:

 Neuer Vorgang

Öffnet ein Menü, mit welchem bereits existierende Formulare aufgerufen werden können, um neue Vorgänge abzusenden.

  Aktualisieren

Aktualisiert die Ansicht.

/ Position des Lesebereichs

Wechselt die Position des Lesebereichs von rechts nach unten oder umgekehrt.

Standardansicht

Ein Vorgang in der Standardansicht der Vorgangsliste: Das Postfach kann geklickt werden, um einen Postfachfilter zu setzen. Die Anhangseite des Vorgangs wird durch einen klick auf das Anhangsymbol geöffnet.

In der Standardansicht werden, im Gegensatz zur formularspezifischen Datenansicht und abhängig von den gesetzten Filtern, alle Vorgänge angezeigt. Besitzt ein Vorgang Anhänge, so wird in der Liste ein Symbol für die Anhänge dargestellt (siehe Abbildung). Ein Klick auf das Symbol bringt den Nutzer direkt zur Anhangseite im Lesebereich des Vorgangs. Jeder Vorgangseintrag besteht aus dessen Betreff, Eingangsdatum, Status sowie Postfach (blau hinterlegt, siehe Abbildung). Ein Klick auf das Postfach setzt einen Postfachfilter auf dieses Postfach.

Kalendaransicht

Die Kalenderansicht ist verfügbar, wenn Vorgänge mit Terminen exisitieren. In dieser Ansicht werden die gebuchten Termine dargestellt. Welche Terminpläne dargestellt werden sollen, kann im Filtermenü eingestellt werden.

Formularspezifische Datenansicht

Vorgänge in der formularspezifischen Datenansicht. Formularspezifische Datenansichten können über das Filtermenü angezeigt werden.

Die formularspezifischen Datenansichten sind Tabellenansichten, welche zur Verfügung stehen, sobald die Anzeigespalten des Formulars konfiguriert wurden (siehe Formular > Postfach). Die Werte der konfigurierten Formularelemente sowie weitere Formularinformationen werden in der Tabelle dargestellt. Es kann nach jeder Spalte sortiert und gefiltert werden. Beitzt ein Vorgang Anhänge, so wird in der Zeile ein Symbol für die Anhänge dargestellt (siehe Abbildung). Ein Klick auf das Symbol bringt den Nutzer direkt zur Anhangseite im Lesebereich des Vorgangs.

Exportieren

Durch einen Klick auf Exportieren   in der Vorgangsliste werden alle selektierten Vorgänge oder alle Vorgänge basierend auf den derzeit gesetzten Filtern exportiert, wenn keine Vorgänge selektiert sind (siehe Vorgangsaktionen).

Beispiel:

Es sind keine Vorgänge selektiert und es ist ein Filter auf das Postfach "Zentrales Postfach" gesetzt, dann werden alle Vorgänge die sich im "Zentralen Postfach" befinden exportiert. Um die Vorgänge aller Postfächer zu exportieren muss der Filter auf das "Zentrale Postfach" entfernt werden.

Es gibt drei verschiedene Varianten ein Formular zu exportieren:

  XML

XML-Export der selektierten Vorgänge: Optional kann ein XSL-Template ausgewählt werden, um die resultierende XML-Datei in das gewünschte Zielformat zu transformieren (XSL-Templates können hier definiert werden). Zudem können Metadaten als zusätzliche Felder exportiert werden.

Die Formulardaten (alle Formularelemente) werden flach als XML Struktur exportiert.

<xfc-data xfc-version="3.x.x" generation-date="yyyy-mm-dd HH:mm:ss.ms TZ">
<processes>
 <process process-uid="xxx" creation-date="yyyy-mm-dd HH:mm:ss.ms TZ" project-name="yyy" status="zzz">
  <form version="1">
   <field name="elName">
    <plainValue><![CDATA[Wert]]></plainValue>
    <values count="1">
     <value index="0"><![CDATA[]]></value>
    </values>
    <label><![CDATA[]]></label>
   </field>
    ...
  </form>
 <process ...>
</processes>
</xfc-data>

Über eine XSL-Vorlage (siehe Abbildung) kann das exportierte XML in das gewünschte Zielformat transformiert werden. Die entsprechende Vorlage kann über die Auswahlliste gewählt werden. Siehe hierzu auch XSL Vorlage erstellen.

  Excel

Excel-Export der selektierten Vorgänge: Die Spaltennamen können bei jedem Export angepasst werden. Zudem können Metadaten als zusätzliche Felder exportiert werden.

Alle Daten werden in eine Excel-Datei exportiert. Wurden Vorgänge mehrere Formulare selektiert, so wird für jedes Formular ein eigenes Arbeitsblatt in der Excel-Datei angelegt.
Alle Werte von wiederholten Formularelementen werden kommasepariert in die gleiche Zelle geschrieben. Ist dies nicht erwünscht, wird die Exportfunktion Excel (mehrzeilig) empfohlen.
Die Spalten der resultierenden Excel-Datei können unterschiedlich benamt werden:

  Excel (mehrzeilig)

Diese Funktion ist in der formularspezifischen Datenansicht nicht verfügbar.
Der Export funktioniert genauso wie der einfache Excel-Export mit dem Unterschied, dass die Werte wiederholter Formularelemente in jeweils separate Zeilen geschrieben werden.

Metadaten exportieren (Optional)

Zusätzlich können bei allen Exportvarianten Metadaten exportiert werden (siehe Abbildung XML-Export/Excel-Export). Folgende optionale Felder können exportiert werden:

  • ID
    System-ID des jeweiligen Vorgangs.
  • Prozess-ID
    Prozess-ID des jeweiligen Vorgangs.
  • Betreff
    Betreff des jeweiligen Vorgangs.
  • Status
    Name des Status, in dem sich der jeweilige Vorgang zum Zeitpunkt des Exports befindet.
  • Postfach
    Postfach, in dem sich der jeweilige Vorgang befindet.
  • Eingangsdatum
    Erstellungszeitpunkt des Vorgangs.
  • Änderungsdatum
    Zeitpunkt der letzen Änderung am Vorgang.
  • Formular-Variablen
    Konfigurierte Formularvariablen und deren Werte.
  • Steuerfelder
    Steuerfelder des Formulars wie xf-action, welches den Namen der zum Absenden des Formulars geklickten Schaltfläche beinhaltet.
  • Metadaten
    Datum des Exports und verwendete FORMCYCLE-Version.

Lesebereich


Der Lesebereich des Posteingangs unterteilt sich in den (1) Kopf- und (2) Inhaltsbereich.

Der Lesebereich des Posteingangs unterteilt sich in den (1) Kopf- und (2) Inhaltsbereich.

Per Mausklick ausgewählte Vorgänge werden im Lesebereich des Posteingangs dargestellt. Im Lesebereich können die eingegebenen Daten eingesehen und eine Reihe von Aktionen auf dem Vorgang ausgeführt werden. Der Lesebereich unterteilt sich in den Kopf- und Inhaltsbereich (siehe Abbildung).


Der Kopbereich unterteilt sich in drei Leisten: (1) Titelleiste, (2) Navigationsleiste und (3) Aktionsleiste.

Der Kopbereich unterteilt sich in drei Leisten: (1) Titelleiste, (2) Navigationsleiste und (3) Aktionsleiste.

Der Kopfbereich dient der Navigation und Steuerung des selektierten Vorgangs. Er unterteilt sich in Titelleiste, Navigationsleiste und Aktionsleiste. Abhänging von der Auswahl in der Navigationsleiste werden im Inhaltsbereicht unterschiedliche Aspekte des Vorgangs aufbereitet dargestellt. Zudem ändern sich die verfügbaren Vorgangsaktionen in der Aktionsleiste in Abhängigkeit von der Auswahl in der Navigationsleiste.

Titelleiste

Ein Klick auf das Ausklappen-Icon   deckt weitere Vorgangsinformationen auf: Formularname, Vorgang-ID, Prozess-ID, Review-Link, Status, Formularversion.

Über das Ausklappen-Icon   am Seitenreiter kann die Formularseite ausgewählt werden.

Die Titelleiste stellt Meta-Informationen über den Vorgang zur Verfügung. Links steht der Betreff des ausgewählten Vorgangs. Rechts sind drei Buttons zu finden:

  •   Details
    Klappt die Titelleiste auf, um weitere Vorgangsinformationen darzustellen (siehe Abbildung).
  • Öffnen in neuem Tab
    Öffnet den aktuellen Vorgang in einem neuen Tab.
  • Schließen
    Schließt den Lesebereich

Navigationsleiste

Der Anhangsbereich eines Vorgangs ist unterteilt in Anhänge aus Formularuploads und Anhänge aus der Verarbeitung. Anhänge mit einer Größe von 0 Byte werden rot dargestellt.

Die Navigationsleiste bietet eine Reihe von Reitern, um verschiedene Aspekte des Vorgangs darzustellen. Abhängig vom gewählten Navigationsreiter ändern sich die verfügbaren Aktionen in der Aktionsleiste sowie der Inhaltsbereich.

  • Formularseite
    Ein Klick auf diesen Reiter zeigt das ausgefüllte Formular. Besitzt das ausgewählte Formular mehrere Seiten, welche der Benutzer im aktuellen Status aufrufen kann, ist es möglich, die Formularseite über das Ausklappen-Icon   am Seitenreiter zu wechseln. Es ist zudem möglich alle Seiten anzuzeigen (siehe Abbildung).
    In einigen Fällen sollen jedoch auch bei Klick auf Alle Seiten einige Seiten weiterhin ausgeblendet werden. Um dies zu ermöglichen kann im Designer an Elementen, die nicht eingeblendet werden sollen, dass Atrribut force_summary_hiden vergeben werden.
    Unter diesem Reiter sind folgende Vorgangsaktionen möglich:
  • Daten als Tabelle
    Die abgesendeten Formulardaten werden als Tabelle dargestellt.
  • Verlauf
    Zeigt den Verlauf des Vorgangs. Im Verlauf werden Statuswechsel, ausgeführte Aktionen, angehangene Dateien, etc. protokoliert. Unter diesem Reiter sind folgende Vorgangsaktionen möglich:
  • Anhänge
    Besitzt der Vorgang Anhänge, wird dieser Reiter dargestellt, welcher Zugriff auf die Anhänge des Vorgangs ermöglicht. Der Anhangsbereich eines Vorgangs ist unterteilt in Anhänge aus Formularuploads und Anhänge aus der Verarbeitung. Formularuploads werden über das Uploadelement eines Formulars angehangen. Anhänge aus der Verarbeitung entstehen durch dateierzeugende Aktionen. Anhänge mit einer Größe von 0 Byte werden rot dargestellt.

Aktionsleiste

  • Benutzerdefiniertes Ereignis auslösen
    Sobald im Workflow des Formulars ein oder mehrere benutzerdefinierte Ereignisse existieren, ist es möglich, ein benutzerdefiniertes Ereignis manuell auszuführen.
  •   Speichern
    Speichert Änderungen im Formular.
  • Löschen
    Löscht den Vorgang und schließt den Lesebereich anschließend. Vorgänge können nur gelöscht werden, wenn sie sich in einem Status befinden der dies erlaubt (siehe Zugrifsskonfiguration).
  • Erweiterte Optionen
    Öffnet einen Dialog, welcher erweiterte Vorgangsänderungen ermöglicht:
    • Formulardaten speichern: Speichert Änderungen im Formular mit der Option die Formulardaten (nicht) zu validieren.
    • Workflow-Ereignis auslösen: Ein benutzerdefiniertes Workflow-Ereignis kann ausgewählt werden zum manuellen Ausführen.
  • Eintrag hinzufügen
    Öffnet einen Dialog, welcher es ermöglicht, dem Vorgang Protokolleinträge bzw. Bemerkungen und zusätzliche Dateianhänge hinzuzufügen. Die Protokolleinträge werden im Verlauf des Vorgangs dargestellt. Ausgewählte Dateien werden an den Vorgang angehangen.
  •   Download von Anhängen
    Lädt die ausgewählten Anhänge herunter.
  • Anhänge löschen
    Löscht die ausgewählten Anhänge.