Systemvoraussetzung

Der Xima® Formcycle-Server wird als Java Webanwendung durch einen Java Web-Container/Applikationsserver ausgeführt.

Software

Server

Für den Betrieb des Xima® Formcycle-Servers ist folgende Software erforderlich:

• Oracle Java JDK oder Open JDK in der Version 11
• Apache Tomcat Version 9 in der Version 9.0.31 oder höher
• Andere Applikationsserver sind möglich, werden jedoch nicht in Rahmen des allgemeinen Supports unterstützt. 
• Bitte beachten Sie ggf. nötige Konfigurationen beim Betrieb des Anwendungsservers hinter einem Load-Balancer, Revers-Proxy o.ä. (siehe hier).

Datenbanken

Bei der Installation muss bereits eine Datenbank vorhanden sein. Der Datenbankbenutzer benötigt für diese Datenbank/dieses Schema (FORMCYCLE Systemdatenbank) Rechte als „DB Owner“. Die vorhandene Datenbank/das Schema benötigt eine UTF-8 collation, die zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheidet, etwa utf8_bin.

• MySQL ab Version 5.1
• MS SQL ab Version 2008 R2
• Oracle ab Version 11
• PostgreSQL ab Version 9.1 (
• MariaDB ab Version 10

Browser (zur Administration)

Xima® Formcycle läuft mit allen aktuellen Browsern. Wir empfehlen auch aus Sicherheitsgründen die Verwendungen einer aktuellen Version der folgenden Browser:

• Microsoft Edge
• Mozilla Firefox (empfohlen)
• Google Chrome

Der Internet Explorer wird im Backend nicht mehr unterstützt. Es kann hier zu Fehlern in der Darstellung kommen.

Hardware

Die Hardware ist abhängig vom Einsatzgebiet des Servers, auf dem Xima® Formcycle läuft. Nachfolgende Angaben beziehen sich auf folgendes Szenario:

• 1 Mandant
• 40 Formulare
• 1000 Formulareingänge pro Tag
• 1000 Statuswechsel (Bearbeitung der Vorgänge durch einen Sachbearbeiter) pro Tag
• 500 bei der Statusverarbeitung generierten Dateien (z.B. Pdf, Word ...)
• 10 gleichzeitig angemeldete Sachbearbeiter

Dann sollte wenigstens folgende Hardware bereitstehen:

• Windows 2012 R2 (64) oder Linux (64)
• 2 x QuadCore Prozessoren 2,8 GHz
• 8 GB RAM (4 GB für den Applikationserver)
• 10 GB für Xima® Formcycle

Hierbei ist die Datenbank nicht mit einberechnet. Diese kann sich auch auf einem separaten Server befinden.

Datenbankgröße

Grundlagen

In der Datenbank werden alle von Xima® Formcycle genutzten Daten gespeichert. Unter anderem sind dies die folgenden Dinge:

• Formulare (d.h. auch eventuell darin enthaltene Bilder)
• Designs (d.h. auch im CSS in Base64-Form enthaltene Bilder und Schriftarten)
• In den Xima® Formcycle Mandaten und Formularen gespeicherte Dateien
• Alle von Nutzern abgesendeten Formulardaten, inklusive eventuell enthaltener Formularfelder und mitgesendeten Dateien
• Im Workflow erstellte Dateien wie zum Beispiel PDF-Quittungen, welche an Vorgänge angehangen werden
• Auch in Xima® Formcycle verwendete Plugins werden vollständig in der Datenbank gespeichert
• Alle anderen Konfigurationsparameter, wie Übersetzungen etc., welche zusammen auch eine gewisse Größe erreichen

Abschätzung des Platzbedarfs

Anhand des jeweiligen Nutzungsprofils kann unter Berücksichtigung der oben genannten Punkte eine grobe Abschätzung vorgenommen werden. Der von Xima® Formcycle für Mandanteinstellungen und Formulare (ohne Bilder und Schriftarten) verwendete Speicherplatz bewegt sich für jedes einzelne Detail jeweils im Kilobyte-Bereich und addiert sich üblicherweise zu einigen Megabyte Gesamtgröße. Zusammen mit den auf dem Xima® Formcycle Server installierten Plugins, Logos und Schriftarten, ist der "statische" Speicherbedarf ohne Berücksichtigung eingegangener Formulardaten in vielen Fällen nicht größer als 100 Megabyte. 

Im Folgenden einfachen Beispiel wird anhand der zu erwartenden Formulareingänge grob abgeschätzt, wieviel Speicherplatz nach einem Jahr Betrieb benötigt werden könnte, wobei die Zahlen ausgedacht sind, sich aber an realen Erfahrungswerten orientieren:

Ein FC hat in einem Mandanten 10 Formulare mit jeweils ca. 30 Standard-Formularelementen und kommt mit mehreren installierten Plugins auf eine Größe von 100 Megabyte. Pro Monat gehen 1000 Vorgänge ein, welche im Durchschnitt 500kB an Abhängen aufweisen und jeweils in der Verarbeitung eine durchschnittlich 150kB große PDF-Quittung erzeugen. Erzeugt werden pro Vorgang also durchschnittlich 650kB an Daten plus einige Kilobyte für die Daten der anderen Formularfelder. Wenn man dementsprechend mit 700kB pro Vorgang rechnet, würde die Datenbank Monat für Monat um ca. 700MB wachsen und nach einem Jahr würde die FC Datenbank in diesem Beispiel bereits ca. 8,5GB groß sein.

Grundsätzlich ist Xima® Formcycle nicht als DMS-Lösung zu verstehen, sondern es dient dem Entgegennehmen und Bearbeiten von Formulardaten. Aus verfahrenstechnischen und rechtlichen Gründen sollten eingegangene Vorgänge an Archivierungslösungen gesendet oder/und gelöscht werden, sobald diese nicht mehr für eine Bearbeitung direkt im Xima® Formcycle benötigt werden. Hierdurch kann sich der benötigte Platz in der Datenbank entsprechend verringern, weil zum Beispiel nach dem erfolgreichen Durchlaufen eines Bewilligungsprozesses die Metadaten des fertig bearbeiteten Vorgangs an ein anderes System gesendet werden und nach einer Wartezeit von zum Beispiel 14 Tagen nach der Bewilligung der Vorgang automatisch gelöscht wird. 

Weitergehende Hinweise

Aufgrund von Kundenerfahrungen empfehlen wir, bei der Benutzung einer Datenbank mit einer festen Maximalgröße (wie zum Beispiel der kostenlosen Express Edition des Microsoft SQL Servers) sorgfältig zu überlegen, ob diese Maximalgröße langfristig ausreicht. Zusätzlich empfiehlt es sich, regelmäßig die Größe zu überprüfen, um nicht überraschend an diese Grenze zu kommen und wenn nötig noch genügend Vorlauf zu haben, um ohne Beeinträchtigung des laufenden Betriebs auf einen andere Datenbanklösung umsteigen zu können.

Weitere Einflussfaktoren auf den von Xima® Formcycle real in der Datenbank benötigten Platz sind zudem die verwendete Zeichencodierung (utf8, utf8mb4) und der genutzte Datenbanktyp ab, wobei diese Einflüsse eher klein sind.