Nachdem im Worklow Verarbeitungsketten ausgeführt worden, endet die Verarbeitung damit, dass der Vorgang in einen Status gelangt. Hierfür können im Designer mehrere Status angelegt und verwaltet werden.  Über den Status kann festgelegt werden, wie auf das Formular zugegriffen werden kann (z.B. nur mit einer Benutzeranmeldung). Im Formulardesigner ist es zudem möglich, bestimmte Elemente in einem Zustand (nicht) verfügbar zu machen oder Eingabeelemente zu sperren. Neben diesen Funktionalitäten können Vorgänge im Postfach z.B. nach ihrem momentanen Status gefiltert werden.

Beispielsweise könnten bei einem Umfrage-Formular die Status Eingegangen, in Auswertung, fehlerhafte Angaben und Auswertung fertig existieren.

Systemstatus Eingegangen

Werden Daten von einem Benutzer an den Server mit Xima® Formcycle gesendet, wird standardmäßig der Status Eingegangen erreicht. Das Löschen dieses Status ist nicht möglich und dieser Status wird automatisch beim Erstellen des Formulars angelegt.

Neuen Status anlegen

Anlegen eines neuen Status im Workflowdesigner.

Im Workflowdesigner können beliebig viele Status angelegt werden. Dafür befindet sich links im Menü unter Status die Schaltfläche Neuer Status.

Status ans Ende von Verarbeitungsketten setzen

Per Drag&Drop oder durch Auswahl im Menü ist es möglich, Status ans Ende von Verarbeitungsketten zu platzieren. Jede Verarbeitungskette muss in jedem Pfad mit einem definierten Status enden.

Eigenschaften

Einstellungen

Name
Vergeben Sie einen beliebigen Namen für dieses Status. Der Name wird in der Inbox in der Liste der möglichen Status angezeigt. Beispiel: Vorgang archivieren
Beschreibung
Optionale Beschreibung
Vorgänge sind in diesem Status löschbar
Ist diese Option aktiviert, können Vorgänge in diesem Status im Posteingang gelöscht werden.

Formularanmeldung für externen Aufruf

Initial können Formulare, welche bereits einen Status haben (also nach dem ersten absenden) nicht extern aufgerufen werden. Dies ist eine Sicherheitseinstellung um zu verhindern bzw. zu steuern, wann ein Formular über den Form-Prozess-Link aufgerufen werden kann. Ist dies nicht gegeben erscheine die Meldung "Formular nicht gefunden".

Externen Aufruf erlauben
Sobald diese Option gesetzt ist, kann das Formular in dem Status über den Form-Prozess-Link aufgerufen werden. Dann kann aber erstmal ohne Authentifizierung auf das ausgefüllt Formular zugegriffen werden, also heißt kann direkt geöffnet werden.
Wenn der Externe Aufruf erlaubt wurde, können nun aktuell zur Verfügung stehende Authentifikationemöglichkeiten gewählt werden, welche nach dem Öffnen des Formulars in dem Status abgefragt werden sollen. Werden mehrere Optionen ausgewählt, erscheint eine Button-Liste bzw. Loginmaske für Systemanmeldung, wobei dem Benutzer die Auswahl der Loginmethode überlassen wird.
Systemanmeldung
Anmeldung als Xima® Formcycle Benutzer nötig
Alle auf dem System verfügbare Authentifikatoren
z.B. OpenID Connect, SAML 2.0, Google, Facebook, etc.
Formularaufruf beschränken
Beschränkung der Systemanmeldung auf Benutzer die in Xima® Formcycle Zugriff auf die ausgewählten Postfächer haben.
Formularpasswort
Authentifizierung am Formular nur mittels eines Passworts.
Ohne Login
Option das Formular auch ohne Login zu öffnen
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